Офисы в Минске

1 Определите критерии и точно установите, для чего вам офис: это расширение компании, изменение в HR-политике, расширение back-офиса или front-офиса и проч. Важны: оптимальное положение в черте города, размер, желаемая ставка аренды, инфраструктура. Старайтесь выделить как можно больше критериев. Если офис не подходит по 1-2 параметрам, это не повод отказываться от него, если доминируют положительные важные для вас пункты. Думайте о перспективе роста хотя бы на год или полтора: потом можно не найти возможность расшириться в выбранном здании и придется снова переезжать. А как известно, переезд сродни пожару.

2 Обязательно посетите офис и все внимательно изучите. Относитесь осторожно к любой внешней информации (например, негативный отзыв на форумах или статья в медиа). Отбросьте субъективный взгляд на район («разве в спальном районе может быть хороший бизнес-центр?»). Не ведитесь на стереотипы и лично посмотрите каждый вариант.

3 Рассматривайте всегда несколько вариантов. Пусть это и сложно сделать в условиях дефицита вакантных качественных предложений, но всегда держите в голове альтернативу. Часто компания выбирает только один вариант, ведет переговоры, которые потом ничем не заканчиваются. После чего начинаются новые поиски.

4 Работайте с профессиональными участниками рынка. В офисном Минске много объектов, возведенных методом долевого строительства. В итоге, чтобы снять, например, этаж, надо вести переговоры об условиях с 2-5, а то и более собственниками. Как правило, это представители мелкого бизнеса и переговоры с ними — «назад в 90-е». Если у бизнес-центра единый собственник и единая управляющая компания, сэкономите время и нервы.

5 Не игнорируйте независимых брокеров, консультантов, дизайнеров. Консультанты грамотно разместят отделы в помещениях по их функциональному назначению и коммуникации внутри компании, профессионально посмотрят на организацию внутренних процессов, сориентируют, на чем можно снизить издержки. Например, большее по площади помещение с меньшей ставкой аренды по причине неэффективности может стоить столько же, сколько стоит меньшее, но более дорогое и эффективное помещение.

6 Обращайте внимание на объекты в стадии строительства. Во-первых, это может быть единственным вариантом подбора хорошего офиса в условиях дефицита предложения готовых. Во-вторых, в строящихся проектах можно «выторговать» более выгодные условия. В зависимости от предполагаемых сроков вхождения в проект у бизнеса будет возможность договориться с собственником о строительстве офиса под конкретные нужды компании в рамках сметы и за счет арендодателя. Например, изначально перегородки можно не ставить или расположить в другом месте, перенести системы вентиляции и кондиционирования, развести сети, выбрать тип и цвет коврового покрытия и т.д.

7 Не избегайте открытых пространств. Сейчас многие критикуют open space. Зря. Открытое пространство можно разделить на секции, а вот капитальные кабинеты расширить получится не всегда. Открытые площади позволят создать в офисе планировку, которая нужна компании. Это повлечет определенные затраты, но здесь мы можем вернуться к вопросу эффективности использования рабочего пространства. Либо вы делаете офис максимально эффективным сразу, либо постоянно тратите деньги на низкоэффективные площади, за которые тоже платите.

8 Уделяйте внимание деталям, инженерии. Запрашивайте информацию про системы вентиляции, кондиционирования, открывающиеся окна, силовые и слаботочные электрические сети, возможность их переноса в другие места в случае установки дополнительных перегородок, стоимость таких работ, кто будет их производить и оплачивать; уточните у собственника его отношение к сторонним подрядным организациям. Можно попросить самого арендодателя (если он готов это делать) помочь в организации работ. Не стоит отказываться от офиса, если в нем не разведены слаботочные сети (телефонные провода, ТВ-кабели, оптоволоконные провода). Скорее всего, имеющихся мощностей вам все равно будет недостаточно, и еще неясно, что дешевле: сделать новые сети под себя или адаптировать существующие.

9 Не забудьте о парковке. Часто у минских офисов закрытая парковочная зона. Аренда машино-мест на ней платная. Необходимо грамотно прописать право доступа на парковку в самом договоре аренды (консультируйтесь с юристамии и специалистами в сфере недвижимости). Настороженно относитесь к заверениям собственников «у нас паркинга нет, но вот через полгода рядом построится торговый центр, и там будет огромный паркинг, ваши ребята им пользоваться будут». У центра могут быть свои виды на этот паркинг. Возможно, ваши сотрудники им пользоваться и смогут. Но не факт, что бесплатно.

10 Изучите инфраструктуру окружения.

11 Обратите внимание на заполненность офисного здания и его узнаваемость. Важно знать, кто еще арендует помещения в этом здании. Во-первых, если в числе арендаторов есть компании с известными именами – это означает, что офис соответствует высоким стандартам качества. Крупные арендаторы за этим следят. Во-вторых, чем меньше вакантность, тем меньше ремонтных работ (и, соответственно, шума) будет у соседей во время заезда. Даже если здание не заполнено полностью, оговаривайте с собственником режим проведения ремонтных работ, чтобы они не мешали вам. В-третьих, в числе арендаторов могут быть компании, соседство с которыми вам нежелательно или вообще противопоказано.

12 Изучите систему контроля доступа в офис. Не во все офисы пускают в режиме 24/7, а вам это может быть важно. Некоторым компаниям необходимо иметь открытый доступ, но при этом контролировать его. В такой ситуации предпочтительной кажется установка систем контроля доступа на выходе из лифтового холла или непосредственно на дверях входа в офисное помещение.

13 Изучайте и обсуждайте условия аренды. Они впоследствии лягут в проект вашего договора с арендодателем. Если у вас есть своя юридическая служба, она проследит за грамотностью составления договора и минимизацией рисков. Если такой службы нет, обращайтесь к брокерам или внешним юристам. Это расходы. Но они не так велики, как риски, которым вы можете подвергнуть компанию.

14 Обращайте внимание на эксплуатационные расходы. Как правило, ставки указаны «triple net», а платежи сверху в размере 2-4 евро на 1 квадратный метр площади существенно повышают расходы на аренду. Уточняйте, что в них входит и соответствуют ли услуги затратам.